Автоматизированная система подготовки информационных и информационно-аналитических материалов предназначена для автоматизированного формирования типовых для организации документов.

Ситуация

Государственные структуры – комитеты, департаменты, ведомства и так далее – в рамках возложенных на них задач регулярно формируют информационно-аналитические отчеты (доклады) и проекты управленческих решений по своим направлениям деятельности.

Такие документы, как правило, содержат данные в разном формате: тексты, таблицы, графики и тому подобное. На их подготовку тратится много времени, так как требуется регулярно проводить следующие действия:

• сводить воедино разрозненные документы, подготовленные в разных службах;
• актуализировать таблицы и графики;
• оформлять документацию в соответствии с принятыми (регламентированными) правилами: размеры и типы шрифта, отступы, нумерация, оформление содержания, заголовки.

При этом многие из этих документов имеют регламентированную или устоявшуюся структуру, а текстовые разделы зачастую используют схожую информацию, которая должна быть непротиворечивой.

Основное предназначение

Автоматизированная система подготовки информационных и информационно-аналитических материалов позволяет решать следующие задачи:

• сократить временные затраты на создание типовых разделов;
• автоматически обновлять числовые значения и графические представления;
• стандартизировать подготовку отчета как в части содержания, так и в части оформления.

Функциональные возможности

• Определение структуры, то есть набора всех возможных разделов (подразделов), каждого отчета (информационно-аналитического материала). При этом в конкретном документе могут присутствовать не все из возможных разделов.
• Подготовка шаблонов с учтенными правилами форматирования и заранее внесенной информацией для каждого раздела (или подраздела), который представляет собой отдельный тематический файл.
  При подготовке конкретного документа эта информация может корректироваться вручную или автоматизированно (для численных данных, источником которых может служить внешнее хранилище).
  В случае добавления новых разделов описательная часть создается вновь и впоследствии используется повторно уже в качестве шаблона.
• Актуализация числовых параметров. Создание специализированных шаблонов, интегрированных с хранилищами данных внешних информационных систем.
• По актуализированным числовым значениям (таблицам) может быть выполнено обновление графики (аналог актуализации графических представлений – диаграмм, реализованной в MS Excel).
• Автоматическое сведение в один итоговый документ, оформление по единому образцу, создание единого оглавления и нумерации для подготовленных в разных структурах параллельно разных частей отчета (информационно-аналитического материала): текстовых, графических и прочих файлов-подразделов.

Техническая реализация

Систему предлагается реализовать на базе программного продукта «Автоматизированная система оформления томов проектной документации» (правообладатель – ЗАО «НЕОЛАНТ»), который:

• формирует сводный документ по шаблону типовой структуры документа;
• в качестве содержательной части использует внешние файлы (файлы форматов MS Office, PDF и так далее), созданные на базе типовых шаблонов разделов;
• автоматически производит сквозную нумерацию сводного документа;
• формирует общее содержание с нумерацией страниц.